تفويض إدارة الشركة لا يغني عن متابعة حساباتها

يلتزم المدير بحدود صلاحياته ومصلحة الشركة. وقد يسأل مدير الشركة ذات المسؤولية المحدودة عن الغش أو إساءة استعمال الصلاحيات أو الخطأ الجسيم. أما تعرض الشركة لخسارة تجارية فلا يثبت وحده وقوع مخالفة.

حدّد كتابة صلاحيات التعامل مع الحسابات وحدود المدفوعات والموافقات اللازمة للمعاملات المهمة ومن يحفظ العقود. قارن التقارير المالية بمستندات مستقلة، ولا تجعل المعلومات الأساسية للشركة متاحة لشخص واحد دون غيره.

عند تغيير المدير، وثّق تسليم المستندات والأصول والحسابات وصلاحيات الأنظمة. وإذا نشأ نزاع، فاحفظ ما حصلت عليه من أدلة بصورة مشروعة، ولا تدخل حسابات المدير الشخصية دون صلاحية.

عقد الإدارة وحده لا يثبت كيفية تنفيذ العمل. احتفظ بمحاضر القرارات وإفصاحات تعارض المصالح وأسباب التعامل مع الأطراف المرتبطة. تساعد هذه السجلات على التمييز بين قرار تجاري مأذون به وإساءة استعمال للصلاحية، وتحديد الدليل على كل منهما.